Crear un portfolio – Consejos para estructura, contenido y aspecto

Con un portfolio presentas tu empresa durante un largo periodo de tiempo. Esto hace que sea muy importante reflexionar detenidamente acerca de su contenido y aspecto. En este artículo te mostramos lo más importante para crearlo.

Ningún otro medio te ofrece tanto espacio para presentar adecuadamente tu empresa y su filosofía, así como las características de tus productos y servicios, como un portfolio. Antes de crear un portfolio, hay algunas cuestiones que debes aclarar. Lo mejor es responderlas claramente desde el principio. De esta forma, todos los que participan en la creación (entre otros, los artistas gráficos y los productores de texto) tendrán toda la información que necesitan.

Contenido

• ¿Portfolio impreso u online?
• ¿Para qué grupos objetivo creas el portfolio?
• ¿Qué imagen queremos transmitir?
• ¿Qué contenidos va a tener el portfolio?
• Estructura del portfolio
• Textos del portfolio
• Diseño del portfolio

¿Portfolio impreso u online?

Muchas empresas ofrecen descargar en sus páginas de Internet su portfolio. Esto está bien para obtener información rápida, pero no puede sustituir a un portfolio tangible. Y es que la versión impresa tiene claras ventajas:

• Tacto: con el portfolio, el lector toma algo tangible en sus manos, puede hojearlo y sentir al tacto del valioso papel.
• Valor: los fundamentos para una versión online han de investigarse y recopilarse de forma tan cuidadosa y exhaustiva como en el caso de una versión impresa; sin embargo, la versión digital no tiene el mismo efecto. Con los ejemplares impresos se nota mucho más el gran esfuerzo que supone crear un portfolio. Y es que los portfolios impresos tienen más fases de trabajo y suponen una inversión económica muy superior. Sin embargo, el resultado es una publicación que irradia un valor más alto.

• Claridad: si alguien presenta a sus lectores un sofisticado libro electrónico, puede ofrecer la misma comodidad con su versión digital. Sin embargo, esto no ocurre muy a menudo. y además no es muy práctico, ya que no todo el mundo posee un dispositivo de este tipo. En las publicaciones online convencionales, se puede ir de A a B con facilidad, pero no se puede estar en dos puntos a la vez. Con un portfolio impreso sí es posible: poniendo el dedo, doblando la esquina de la página o poniendo el marcador.
• Legibilidad: las letras impresas siempre son más agradables de leer que las de un monitor. Tampoco hay que perder el tiempo desplazándose con el dedo, lo que ocurre en especial con pantallas pequeñas.
• La calidad deseada: si alguien quiere estudiar detenidamente un portfolio, lo mejor es imprimirlo, como demuestran los dos puntos mencionados anteriormente. Quizás lo haga en un papel fino de poca calidad y sin intensidad de colores. Ni siquiera el mejor diseño puede causar una buena impresión así. Tu portfolio se presentará de esta lamentable forma.
• Durabilidad: un PDF almacenado en el ordenador suele caer en el olvido, un ejemplar impreso termina antes o después en la papelera. Cuanto más cualitativo sea el portfolio, más tiempo se guarda y se consulta.

Impreso y digital, es lo ideal

Impreso Y digital, es lo ideal: la empresa se presenta con un portfolio de gran calidad, el cual también se puede descargar en la página web. De esta forma, se llega a personas que no tienen contacto directo con la empresa o que no tienen acceso físico a los portfolios.

¿Para qué grupos objetivo creas el portfolio?

La estrategia para dirigirse al grupo objetivo es aquí más difícil que en otras publicaciones de empresa. Normalmente se intenta delimitar lo máximo posible el grupo objetivo. Sin embargo, con un portfolio, el grupo objetivo resultará mucho más amplio. Y es que en un portfolio se presenta la empresa con su mejor cara y en todas sus facetas, lo que atrae la atención de mucha gente, no solo clientes.

Un portfolio se crea, por ejemplo, para:

• clientes actuales
• posibles nuevos clientes
• inversores
• socios comerciales
• empleados/as
• candidatos/as
• público en general (local, regional)
• prensa

Si no puedes permitirte el lujo de crear diferentes portfolios para distintos grupos y circunstancias, debes intentar llegar a todos los destinatarios a la vez. No es fácil, pero puede hacerse.

Llegar a todos los grupos objetivo a la vez

Primero debes ver si puedes llegar de igual forma a todos los grupos objetivo. Después descubre con tus empleados cómo están compuestos cada uno de los grupos objetivo y qué necesidades tienen.

Supongamos que tus clientes, o al menos la mayoría de los posibles interesados, tienen una media de más de 60 años.  En ese caso, puedes presentarte con unas letras más grandes y un diseño tranquilo.

Para los candidatos/as a un puesto de trabajo, por el contrario, es importante saber si la empresa es un empleador interesante. Para ellos, en los portfolios puedes dar voz a empleados que hablen sobre el buen ambiente de trabajo y las prestaciones especiales de tu empresa.

A la prensa puedes ofrecerle informaciones sólidas y claras, nombrando a uno de tus socios comerciales y presentando un material gráfico profesional que pueda pedirse si es necesario.

¿Qué imagen quieres transmitir?

Una imagen positiva, por supuesto. Pero, ¿cómo hacerlo? Aquí se trata de conciliar las expectativas que se tienen hoy en día sobre una empresa, con las circunstancias de la tuya. Para ello, es recomendable seguir los siguientes pasos:

1. ¿Qué exigencias debe cumplir una empresa hoy en día? La sociedad espera, generalmente, un comportamiento responsable, conciencia medioambiental, sostenibilidad, compromiso, así como cumplir con altos estándares sociales y en materia de seguridad laboral. ¿Qué hay exactamente detrás de cada uno de estos puntos? ¿Cuántos de ellos se espera que cumpla una pequeña o mediana empresa?
2. ¿Cuáles de estas exigencias cumple ya tu propia empresa? ¿Qué procesos deben aún ser optimizados? Aquí hace falta ser implacablemente sincero. Todos los empleados deben detectar posibles deficiencias y presentar propuestas para solucionarlas. Al fin y al cabo, en el portfolio no puede haber nada que no se corresponda con la realidad (por ejemplo, nada de greenwashing).
3. ¿Cómo resaltar tus propias virtudes? Primero deben contribuir todos en la empresa a responder a la pregunta: ¿qué hay de positivo en nuestra empresa? Se debe responder a esta pregunta recopilando todos los aspectos positivos de la empresa, incluso los más pequeños: por ejemplo, si hay una bandeja con dulces en la entrada. Y es que, a veces, las pequeñas cosas son las que tienen un efecto más positivo.
4. A continuación, es necesario realizar un análisis: ¿qué aspectos son fundamentales en el portfolio? ¿Qué se puede incluir para reforzar la imagen positiva? ¿Qué aspectos no son tan importantes? ¿Cómo tratar los posibles puntos débiles de la empresa?

Tras el análisis, es recomendable determinar los contenidos concretos del portfolio.

¿Qué contenidos va a tener el portfolio?

Tras obtener los resultados de los análisis de imagen y de grupos objetivo, es necesario elegir el contenido del portfolio. Para que no olvides de nada, hemos hecho una lista.

Estos son los aspectos imprescindibles a la hora de crear un portfolio:

• Oferta (productos, servicios, ámbitos comerciales)
• Filosofía de empresa, valores o mensaje principal que deseas transmitir
• Posición en el mercado
• Método de trabajo
• Gestión de los empleados y trato con ellos
• Beneficios para el cliente
• Compromiso social
• Sostenibilidad
• Referencias y distinciones

Ahora, las cosas que puedes incluir:

• Historia de la empresa
• Información sobre las filiales
• Contexto del ámbito de mercado

No perder el hilo

Para que el portfolio no se convierta en una mera recopilación de informaciones, es necesario pensar desde el principio en un hilo conductor. Con el eventual subtítulo del portfolio y tu introducción presentas el hilo conductor que se desarrollará a todo lo largo del documento. Este paso y todas las reflexiones sobre los contenidos de tu portfolio han de realizarse ya durante la fase de diseño. Si, por ejemplo, deseas realzar tu arraigo regional, entonces la mayoría de los puntos de tu portfolio deben incluir este aspecto.

Estructura del portfolio

Por regla general, un portfolio está compuesto por cuatro páginas de portada (portada, portada interior, contraportada interior y contraportada) y, al menos, cuatro páginas internas, las cuales debes llenar de buen contenido.

Portada

La portada debe despertar interés. Esto puedes conseguirlo, por ejemplo, con una foto que llame poderosamente la atención, o con un gráfico que despierte la curiosidad del lector. Todo ello siempre relacionado con la empresa y/o el mensaje que quieras transmitir. Cuantas menos «florituras» haya alrededor de la imagen en la portada, más atraerá las miradas. Por ello, lo mejor es poner junto a la imagen solo el nombre de la empresa, el logotipo y, eventualmente, una idea central para todo el portfolio.

También es posible, por supuesto, no utilizar ninguna imagen y, en su lugar, mostrar tu mensaje y/o tu empresa a través de elementos tipográficos. También puedes poner solo tu logotipo y el nombre de tu empresa, y dejar que todo ello haga efecto con un acabado o un papel especial.

Portada interior / página 2 de portada

La parte posterior del título (portada interior) es ideal para ofrecer un resumen. Puede ser sobre el propio portfolio en forma de índice o sobre tu empresa y su gama de productos. También es posible utilizarla para, por ejemplo, un mapa de situación cuando un comercio es difícil de encontrar o para un pequeño resumen de los ámbitos comerciales de la empresa.

Página 3

La página 3 pertenece ya a la parte interna del portfolio, sin embargo la incluimos aquí por la gran importancia que tiene. Cuando se abre el portfolio, lo primero que se suele ver es la página 3, y no la 2. Por ello, es casi una segunda portada, y tiene la misma finalidad que esta: debe hacer que el lector tenga ganas de leer el resto de los contenidos.

Cumplir las expectativas de la portada

Al mismo tiempo, debe ser capaz de cumplir las expectativas creadas por la portada. De modo que debe atraer aún más al lector y, al mismo tiempo, transmitirle una impresión de lo que le aguarda en las siguientes páginas.

¿Cómo cumplir con estas expectativas? Poniéndose en el lugar del/de los grupo/s objetivo y sondeando sus principales intereses. ¿Qué es lo primero que quieren saber los lectores sobre tu empresa? ¿Qué temas les interesan? Esta información puede presentarse de forma neutral o desde el punto de vista de la dirección de la empresa.

Si deseas añadir un editorial, este debe transmitir las informaciones al lector de forma directa, breve y sin rodeos. También puedes resaltar un mensaje principal en forma de cita. Esto atrae automáticamente la atención y da una imagen distendida. En la página 3 debes incluir también, al menos, una imagen; ya sea de la dirección de la empresa, la sede o una foto que ilustre el hilo conductor del portfolio.

Parte interior

El mayor reto consiste en repartir en las páginas de tu portfolio los contenidos previstos. Si te decantas por una variante pequeña de 8 páginas de contenidos, tienes a tu disposición aún siete, tras la número 3. Entonces tienes, por ejemplo, una página para presentar la filosofía de tu empresa, una para la posición de mercado, una para tu método de trabajo, una para el trato con los empleados, una para presentar un resumen de tu gama de productos, una para tu compromiso social y otra para referencias y distinciones.

Si los beneficios para el cliente no se han mostrado de forma suficientemente clara, también puedes reservar una página extra para explicar las ventajas que tu empresa ofrece a sus clientes. También puedes añadir una página entera para el producto estrella de tu empresa. Para todo ello debes añadir entonces un pliego con cuatro páginas, lo que te deja dos páginas libres que debes rellenar.

En todo caso, para repartir el contenido, deben colaborar varias «mentes brillantes». Debes procurar que las páginas incluyan todas las informaciones relevantes, pero que no resulten sobrecargadas. No debes olvidar que, tanto para aumentar como para disminuir el número de páginas, solo es posible hacerlo de cuatro en cuatro. En caso de duda, es mejor repartir los contenidos en páginas extras que puedas añadir más tarde, que «apretar» contenido extra en páginas ya diseñadas.

Página de servicio

La contraportada interior (página interior de la contraportada) forma un conjunto con la segunda hoja de cubierta, tanto desde el punto de vista del contenido como del diseño. Es por ello que ambas deben tener un aspecto similar y puede continuar con las informaciones de la primera página interior. En la contraportada interior puede también completarse el contenido, facilitarse las fuentes o planos de situación (siempre que esto no haya ocurrido en la portada interior).

Contraportada

La contraportada del portfolio (página de portada 4) puede diseñarse para formar una unidad con la portada. Normalmente aquí se incluyen la dirección exacta y otros datos de contacto. No pueden faltar el logotipo y el nombre de la empresa.

Textos del portfolio

Las imágenes y los gráficos atraen siempre las miradas, pero lo que realmente transmite los contenidos son los textos. Es por ello que estos deben ser completamente coherentes, por lo que se debe encargar de ellos un profesional. Si no tienes ningún redactor de textos en tu equipo, puedes contratar a alguien del externo. Aquí las dificultades se centran en la información y la comunicación.

Breve y directo

Esto se refiere tanto al volumen total del texto, como al de cada uno de los segmentos y frases. Naturalmente, deben incluirse en el portfolio todas las informaciones relevantes.

Evitar las frases huecas y las palabras de relleno

En la medida de lo posible, debes evitar las frases huecas, repeticiones y palabras de relleno que solo consiguen «inflar» el texto innecesariamente. Si después de quitar las palabras superfluas, algunas de las páginas parecen un poco «desnudas», es posible que no se trate de un problema de texto, sino de contenidos. Puede que un tema no ofrezca suficiente contenido para rellenar una página entera. Por otro lado, una página puramente informativa sin ninguna palabra de relleno puede resultar sobrecargada. En ese caso, es posible que debas dedicar una página adicional a ese tema.

El lenguaje

Los textos deben cumplir unos criterios de calidad lingüística generales:

• Las frases cortas deben alternarse con las frases largas.
• Las frases deben comenzar con diferentes palabras y, en el mejor de los casos, con diferentes tipos de palabras (artículos, sustantivos, preposiciones, conectores). Esto, junto con el punto uno, hace que el texto se lea de forma perfectamente fluida.
• El lenguaje debe ser claro y fácilmente comprensible.
• Los extranjerismos se deben usar solo cuando sea inevitable por motivos técnicos, pertenezcan a la lengua cotidiana, o formen parte de una cita o un juego de palabras.
• Debes evitar cualquier elemento superfluo, como palabras de relleno, frases huecas y repeticiones.

Al mismo tiempo, es importante encontrar el tono adecuado que encaje con la empresa y con el grupo objetivo y que, además, pegue con el portfolio. Si, por ejemplo, los clientes de una nueva empresa son sobre todo jóvenes de menos de 20 años, el tono debe ser más desenfadado. Sin embargo, un estilo demasiado despreocupado puede resultar poco profesional para los inversores. La solución es un lenguaje moderno y natural pero, al mismo tiempo, formal.

Diseño del portfolio

Al igual que ocurre con los textos, el diseño del portfolio debe ser realizado por un profesional. Y es que aquí hay muchas cosas que pueden salir mal si no se presta la debida atención.

Encuadernación, formato y material

Encuadernación

Las revistas grapadas son muy populares, porque esta encuadernación es muy discreta y resistente. También se pueden pedir con grapas omega. El pliegue engomado y la encuadernación en espiral son otras opciones para agrupar las páginas de forma segura.

Si prefieres una encuadernación especialmente cualitativa para tu portfolio, puedes seleccionar también catálogos. Además del resistente encolado PUR, el cosido convence por su gran calidad. Sin embargo, los catálogos son más adecuados para presentaciones de empresas extensas con muchas páginas. Si, por ejemplo, eliges papel cuché de 90 g/m² para la parte interior, puedes tener entre 64 y 356 páginas; con un papel cuché de 150 g/m² puedes empezar a partir de 44 páginas.

Formato

El mejor formato en este caso es el A4 vertical. Este tiene la ventaja de que cabe perfecto en los habituales maletines y en los sobres C4. También se pueden imprimir revistas en A5 y DL o en formato apaisado. Puedes imprimir unos pocos ejemplares para probar. Si quieres sobresalir entre los demás e invertir un poco más de dinero, puedes elegir los formatos especiales.

Otra opción es utilizar un folleto plegado como portfolio. Y es que este, aunque tiene un aspecto más modesto, es muy manejable, lo que lo hace ideal para repartir en ferias y otros eventos.

Papel

El papel del portfolio debe ser de gran calidad para que tenga un buen tacto, se pueda hojear con facilidad y reprodroduzca perfectamente los colores. En nuestra tienda online tienes a tu disposición diferentes tipos de papel como papel cuché, papel offset y papel reciclado. Para la cubierta te recomendamos un gramaje mayor (por ejemplo, el papel cuché de 200 g/m²). Puedes elegir el papel cuché brillo o mate, según tus gustos y lo que mejor encaje con tu empresa.

También puedes darle un toque especial a la cubierta de tu portfolio con un acabado. Con un laminado celofán, por ejemplo, puedes hacer que la portada y la parte posterior brillen como estrellas. Un laminado celofán Soft-Touch, por su parte, da un aspecto mate muy elegante y hace que la superficie gane en suavidad.

Diseño visual

Cuanto menos sobrecargado sea el diseño, más claro será. También conseguirás de esta forma resaltar mejor cada uno de los textos e imágenes. Además, obtendrás un aspecto más elegante y de mayor calidad que con páginas sobrecargadas hasta el último renglón. De modo que puedes utilizar las partes en blanco como elementos de diseño. También puedes conseguir un efecto desenfadado con incrustaciones, infoboxes y otros resaltes.

Orientación al diseño corporativo

El diseño del portfolio se orienta, en su conjunto, al diseño corporativo. Utiliza los colores de tu empresa y tus fuentes tipográficas. Si no tienes aún ninguna directriz interna sobre diseño, con el portfolio puedes crear algunas. Esto, por supuesto, toma su tiempo, ya que debes tomar decisiones a largo plazo. Lo importante es que todo tenga un aspecto homogéneo y que las fuentes tipográficas y los colores perduren durante muchos años.

Imágenes

Las fotos y los elementos gráficos no solo ilustran los textos, sino que sirven para atraer las miradas y aportan un poco de representación.

Por ejemplo, puedes añadir un toque explicativo con diagramas e infografías. Mientras que los diagramas muestran, en primera línea, cifras y las relaciones entre estas, las infografías suelen explicar contextos más complicados. Son siempre una buena idea cuando una imagen puede ayudar a una mejor comprensión.

Las fotos son a menudo el mejor elemento para transmitir la imagen de la empresa. Estas deben tener una calidad profesional, pero no provenir de un banco de imágenes, sino ser auténticas. Las fotos con personas son las que consiguen un mayor efecto. Es por ello que se recomienda fotografiarte a ti mismo, a tus empleados, clientes y socios para el portfolio. Aquí se buscan fotos en acción, no fotos de grupo preparadas.

En el portfolio debes incluir, si es posible, elementos gráficos pertenecientes al diseño corporativo de tu empresa para que, de esta forma, se reconozca con facilidad.