Ya sean vacaciones, viaje de negocios o cambio de empresa, una respuesta automática por correo es una buena opción para cualquier tipo de ausencia. ¿Necesita rápidamente una nota de ausencia redactada adecuadamente? Con nosotros encontrará muchos consejos prácticos y plantillas de texto libre para su próxima ausencia de la oficina
Gracias por su mensaje, lamentablemente en estos momentos me encuentro fuera de la oficina.
Éste u otros correos electrónicos automáticos similares son sin duda conocidos por todos. La llamada nota de fuera de la oficina es especialmente práctica cuando no se está en la oficina. Ya sea porque está de vacaciones, en viaje de negocios o simplemente enfermo. Con unas pocas líneas amables, puede informar a clientes, socios y compañeros de su ausencia. Las notas de ausencia se crean rápidamente con unos pocos clics y simplifican la comunicación durante su ausencia. Puede señalar específicamente las responsabilidades hasta su regreso. Las consultas de los clientes no van a ninguna parte y pueden responderse rápidamente. La ventaja para usted: se acumulan menos consultas y tareas abiertas en su bandeja de entrada y su nivel de estrés no se ve afectado inmediatamente después de su regreso.
Contenido:
¿En qué consiste una buena nota de salida de la oficina?
Una nota de ausencia del estilo «No estoy aquí» no tiene ningún gran beneficio, ni para usted ni para sus clientes. En cambio, una buena nota de ausencia proporciona toda la información importante que necesitan los clientes, los socios comerciales y los compañeros. Esto incluye, entre otras cosas, el periodo de ausencia, su sustituto y, si procede, el motivo. Con esta información evitará malentendidos y dará a la respuesta automática un toque personal adicional.
Posibles ocasiones
Por supuesto, tú decides si quieres justificar tu ausencia en la respuesta automática. Pero a veces incluso tiene sentido que los destinatarios conozcan el motivo. Así podrán decidir por sí mismos si pueden esperar a que vuelvas con su solicitud.
Una nota de ausencia específica es práctica cuando está de vacaciones o en viaje de negocios. En él se indica el periodo exacto durante el cual no está en la oficina y sólo se le puede localizar con dificultad o no se le puede localizar en absoluto. Una nota de ausencia personal también marca la diferencia en caso de enfermedad prolongada, permiso parental, año sabático o cambio de empresa, cómo se percibe su ausencia. Al no estar disponible durante un periodo de tiempo prolongado, sus correos no serán procesados por usted. Gracias a la información de la respuesta automática, los clientes y compañeros ahora lo saben y pueden dirigir sus consultas a otra persona de contacto.
Por cierto: aunque te pongas enfermo con poca antelación, una notificación de ausencia ayuda a comunicar tu ausencia.
Crear nota de ausencia en Outlook
Para crear una nota fuera de la oficina en Outlook, debe ir a la información de la cuenta. Para ello, haga clic en Archivo. A continuación, haga clic en el campo Respuesta automática (Fuera de la oficina). En el siguiente cuadro de diálogo, puede definir el texto exacto de su mensaje de fuera de la oficina; encontrará ejemplos útiles de redacción aquí.
Nota: Trabajamos con Office/Microsoft 365 (versión 2005, build 12827.20268 click-and-lose).
Consejos para una nota de ausencia exitosa
La respuesta automática ayuda a comunicar cuestiones organizativas importantes. Debe prestar especial atención a los siguientes puntos:
¿Cuánto dura la ausencia?
Puede fijar un mensaje de fuera de la oficina para una hora indeterminada o especificar una fecha y hora exactas. De este modo, puede definir el periodo de tiempo en el que se enviará el mensaje de ausencia. Por lo tanto, piense de antemano en la franja horaria de su ausencia y comuníquelo (si es posible) en su respuesta automática.
Comunicarse de forma diferente interna y externamente?
Outlook ofrece la posibilidad de enviar dos textos diferentes como respuesta automática. Esto le permite diferenciar entre destinatarios internos (dentro de mi organización) y externos (fuera de mi organización).
Si se tutea dentro de la empresa, también puede utilizarlo para su mensaje interno fuera de la oficina. Por lo tanto, preste especial atención a la redacción y firma correctas para los respectivos destinatarios de su mensaje.
Internacionalización
Las empresas que operan a escala internacional deben redactar las notas de ausencia en dos idiomas. Por supuesto, esto también puede depender del departamento concreto en el que trabaje. Especialmente si trabaja en atención al cliente o ventas, es posible que esté en contacto con personas que hablan idiomas extranjeros. En estos casos, las versiones bilingües son muy útiles.
¿Qué ocurre con los correos electrónicos entrantes?
Ocúpese también de la cuestión del «Acceso al buzón de correo electrónico». Si usted mismo ha creado las citas, no pueden ser movidas por otros en su ausencia – a menos que establezca un adjunto para el buzón (más sobre esto en un momento), que por supuesto debe hacerse de antemano.
Si quiere responder usted mismo a los correos electrónicos a pesar de estar de viaje, necesita naturalmente acceso a Internet mientras viaja. Sin embargo, lo que parece banal puede convertirse rápidamente en un obstáculo: Las funciones de itinerancia desactivadas, las redes inalámbricas poco fiables o las tarifas de datos extranjeras obscenamente caras ya han sorprendido a más de un directivo, aunque, al menos en la UE, ya no hay grandes trampas de costes de las que preocuparse.
¿Quién se ocupa del área de responsabilidad?
El siguiente paso es aclarar si hay un sustituto para el tiempo de tu ausencia. Si lo hay, hay que nombrarlo en la nota de ausencia, incluyendo los datos de contacto. Especialmente si no tienes acceso a tus correos durante un largo periodo de tiempo, tiene sentido organizar un sustituto. Para los compañeros, el nombre y la dirección de correo electrónico suelen ser suficientes. Para sus clientes, lo mejor es disponer también de un número de teléfono para que las dudas puedan aclararse lo antes posible.
¿No tiene representación? Entonces transmita también esta información a sus clientes y socios comerciales y, sobre todo, mencione una hora en la que volverá a la oficina. Para seguir aportando valor añadido a los destinatarios de su nota de fuera de la oficina, debería incluir los datos generales de contacto de la sede central de la empresa o de su departamento superior. Tal vez las consultas puedan responderse de este modo sin necesidad de su asistencia.
¿Se reenviarán las solicitudes?
¿Tus correos se reenvían automáticamente a un colega? Entonces también debería comunicarlo. De este modo, el destinatario sabe que no tiene que volver a enviar su correo al colega. Si no se produce el reenvío, es una buena idea escribirlo también en la nota de salida de la oficina y anotar específicamente los datos de contacto de su sustituto también en la nota. De este modo, la persona al otro lado sabe que siempre puede ponerse en contacto con otra persona para plantearle sus dudas.
Reenvío automático de correos electrónicos en Outlook
Puede configurar el reenvío de correo electrónico haciendo clic en el campo «Reglas…» situado en la parte inferior izquierda de la ventana Fuera de la oficina y, a continuación, en «Añadir regla…». Ahora cree tratamientos individuales para los correos entrantes.
Reenviar todos los mensajes
Quieres que se reenvíen todos los mensajes? Entonces activa el campo Sent directly to me. Si además quieres que se reenvíen todos los mensajes que recibas como copia (Cc), debes marcar también el campo Copiar (Cc a mí). A continuación, seleccione el elemento Reenviar e introduzca la dirección de correo electrónico de su sustituto.
Si desea que el remitente reciba una notificación de reenvío del correo electrónico enviado además del mensaje normal de fuera de la oficina, debe activar el campo Responder con. Haga clic en Plantillas para abrir una ventana de mensaje vacía. Introduzca un texto de mensaje apropiado y añada un tema. Deje vacío el campo Para.
Reenviar mensajes de remitentes específicos
Por supuesto, también puede reenviar mensajes de remitentes muy concretos; por ejemplo, si sabe que determinados clientes le enviarán documentos importantes en su ausencia. Para ello, añade las direcciones de correo electrónico correspondientes al campo De de la parte superior.
Reenviar sólo mensajes sobre temas específicos
Con una regla de ausencia también puedes especificar que sólo se reenvíen a la persona responsable los mensajes sobre un tema determinado. De este modo, su sustituto sólo recibe mensajes realmente importantes y no se ve inundado de correos electrónicos «sin importancia» (por ejemplo, boletines a los que se ha suscrito). Para ello, introduzca un término correspondiente en el campo «Asunto» o «Texto del mensaje».
Nota de ausencia ajustada: plantillas gratuitas
Hemos redactado nuestros ejemplos de formulación para seis ocasiones diferentes y también hemos intentado incluir notas de ausencia generales. Sólo tienes que elegir una plantilla adecuada y adaptarla a tus necesidades personales.
Nuestro consejo: Adapte la respuesta automática al grupo de destinatarios y envíe internamente una nota de ausencia diferente a la externa. Con nuestros prácticos módulos de texto, le ofrecemos la posibilidad de comunicar su ausencia de forma rápida y sencilla, sin malentendidos.
Plantillas internas
1General
Estimados colegas,
Gracias por su mensaje. Se trata de una respuesta automática, ya que no me encuentro en casa en este momento. Tenga en cuenta que su correo electrónico no será procesado. Me pondré en contacto con usted cuando vuelva.
Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con Max Mustermann.
Muchos saludos
Michèle
Estimados colegas,
Estaré fuera de la oficina de DD. a DD.MM.AAAA y no tendré acceso a mis correos electrónicos durante este tiempo. A partir de DD.MM.AAAA volveré a estar disponible personalmente y atenderé sus peticiones.
Muchos saludos
Michèle
Estimados colegas,
Estaré fuera de casa hasta el DD.MM.AAAA inclusive. Durante este tiempo, mis correos electrónicos no serán reenviados ni contestados. En caso de urgencia, póngase en contacto con mi sustituto Max Mustermann.
Muchos saludos
Michèle
Estimados colegas,
Estaré fuera de la oficina el DD.MM.AAAA. En caso de urgencia, póngase en contacto con los siguientes colegas:
Gama A: Max Mustermann.
Gama B: Marie Sample Woman.
Gama C: Melanie Musterfrau.
Muchos saludos
Michèle
2Viaje de negocios
Estimados colegas,
Estaré de viaje de negocios de DD. a DD.MM.AAAA y sólo tendré acceso limitado a mis correos electrónicos. En caso de urgencia, puede ponerse en contacto conmigo por teléfono en el número +49 1234 56789. Debido a la diferencia horaria, sólo se me puede localizar por teléfono entre las XX:XX – XX:XX h.
Muchos saludos
Michèle
3Vacaciones
Estimados colegas,
De DD. a DD.MM.AAAA estaré de vacaciones. En caso de urgencia, póngase en contacto con mis colegas Max Mustermann o Marie Musterfrau. A partir de DD.MM.AAAA volveré a estar disponible personalmente y le daré mi opinión.
Pásalo muy bien.
Muchos saludos
Michèle
4Enfermedad
Estimados colegas,
Estoy enfermo con poca antelación y probablemente volveré a estar disponible en la oficina a partir de DD.MM.AAAA. En caso de urgencia, póngase en contacto con Max Mustermann.
Muchos saludos
Michèle
Estimados colegas,
Debido a una prolongada enfermedad, actualmente no me encuentro en el edificio. Durante este tiempo, mis correos electrónicos serán reenviados a mi adjunto Max Mustermann y procesados.
Gracias por su comprensión.
Muchos saludos
Michèle
5Permiso parental
Estimados colegas,
a partir de DD.MM.AAAA trabajaré a tiempo completo y también a tiempo parcial como mamá/papá por el momento. Como seré adicta a cambiar pañales, Max Mustermann estará a tu lado para cualquier pregunta sobre mi campo.
Te deseo (y me deseo) que pases unos días sin estrés.
Muchos saludos
Michèle
Estimados colegas,
Voy a tener un bebé y estaré de baja por paternidad a partir de DD.MM.AAAA. Durante este tiempo, me sustituirá mi colega Max Mustermann. Probablemente reanudaré mi trabajo el DD.MM.AAAA.
Le deseo lo mejor.
Muchos saludos
Michèle
6Sabático
Estimados colegas,
Me he tomado un pequeño año sabático de mi vida laboral cotidiana. Mi año sabático comienza el DD.MM.AAAA y termina el D.MM.AAAA. Durante este periodo, póngase en contacto con
Gama A: Max Mustermann.
Gama B: Marie Sample Woman.
Gama C: Melanie Musterfrau.
Gracias por su comprensión.
Muchos saludos
Michèle
Estimados colegas,
Estoy de año sabático en América. Para que todo vaya sobre ruedas en la oficina, Max Mustermann se encarga de mis tareas.
Le deseo lo mejor y hasta pronto
Michèle
7Cambio de empresa
Estimados colegas,
Lamentablemente, he dejado la empresa. Me gustaría darles las gracias por su gran cooperación.
Para mis temas, póngase en contacto con Max Mustermann.
Todo lo mejor
Michèle
P.D.: Manténgase al día a través de LinkedIn y/o Xing.
Plantillas externas
1General
Estimadas damas y caballeros,
Gracias por su mensaje. Esta es una respuesta automática, ya que no estoy en casa. Tenga en cuenta que su correo electrónico no será procesado. A mi regreso me pondré en contacto con usted. En caso de urgencia, póngase en contacto con mi colega:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Saludos cordiales
Apellido Michèle
Estimadas damas y caballeros,
Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina de DD. a DD.MM.AAAA y no tendré acceso a mis correos electrónicos durante este tiempo. Tenga en cuenta que sus solicitudes no serán reenviadas.
En casos urgentes, póngase en contacto con mi sustituto Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). A partir de DD.MM.AAAA responderé a su correo electrónico lo antes posible.
Saludos cordiales
Apellido Michèle
Estimadas damas y caballeros,
Gracias por su mensaje. Los días DD.MM.AAAA no estaré disponible en la oficina y tendré acceso limitado a mi buzón. En caso de urgencia, póngase en contacto con los siguientes colegas:
Gama A: Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789.
Gama B: Marie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Gama C: Melanie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Saludos cordiales
Apellido Michèle
2Viaje de negocios
Estimadas damas y caballeros,
Gracias por ponerse en contacto conmigo. Debido a un viaje de negocios, estaré fuera de la oficina hasta e incluyendo DD.MM.AAAA. Durante este tiempo sólo tendré acceso limitado a mi buzón de correo. En cuanto regrese de mi viaje, me pondré inmediatamente en contacto con usted.
Para preguntas importantes, póngase en contacto con Mr. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Saludos cordiales
Apellido Michèle
3Vacaciones
Estimadas damas y caballeros,
Muchas gracias por su mensaje. Estaré de vacaciones de DD.MM. a DD.MM.AAAA. En caso de urgencia, póngase en contacto con el Sr. Max Mustermann o la Sra. Marie Musterfrau.
Contacto:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Marie Musterfrau
M.Musterfrau@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Tenga en cuenta que sus peticiones no serán reenviadas. Me pondré en contacto con usted lo antes posible tras mi regreso.
Le deseo que lo pase bien.
Saludos cordiales
Apellido Michèle
Estimadas damas y caballeros,
Gracias por su mensaje. Estoy de vacaciones hasta el DD.MM.AAAA inclusive. Tenga la seguridad de que me pondré en contacto con usted en cuanto regrese.
En casos urgentes, póngase en contacto con mi colega Sr. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Le deseo que lo pase bien.
Saludos cordiales
Apellido Michèle
4Enfermedad
Estimadas damas y caballeros,
Gracias por su mensaje. Como estoy enfermo con poca antelación, probablemente sólo volveré a estar disponible en la oficina a partir de DD.MM.AAAA. Por favor, tenga en cuenta que sus mensajes no serán reenviados durante este tiempo. En caso de urgencia, póngase en contacto con Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Gracias por su comprensión.
Saludos cordiales
Apellido Michèle
Estimadas damas y caballeros,
Gracias por su mensaje. Debido a una prolongada enfermedad, actualmente no me encuentro en el edificio. Mis correos electrónicos se reenvían automáticamente a mi adjuntoSr. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). El Sr. Mustermann estará encantado de ayudarle con cualquier duda.
Gracias por su comprensión.
Saludos cordiales
Apellido Michèle
5Permiso parental
Estimadas damas y caballeros,
Gracias por su correo electrónico. Actualmente estoy de baja por paternidad. Mi sustituto será Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) y estará a su disposición de palabra y de obra.
Le deseo mucho éxito.
Saludos cordiales
Apellido Michèle
Estimadas damas y caballeros,
Gracias por su mensaje. A partir de DD.MM.AAAA estaré de baja por paternidad. Durante este tiempo, me sustituirá mi colega Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Tenga en cuenta que su mensaje no será reenviado.
Se espera que reanude mis actividades el DD.MM.AAAA y me ponga en contacto contigo.
Gracias por su comprensión y la agradable cooperación hasta ahora. Hasta pronto.
Saludos cordiales
Apellido Michèle
6Sabático
Estimadas damas y caballeros,
Muchas gracias por su mensaje. Me he tomado un pequeño año sabático de mi vida laboral cotidiana. Mi año sabático comienza el DD.MM.AAAA y termina el D.MM.AAAA. Durante este periodo, Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) se hará cargo de mis áreas. Tenga en cuenta que sus mensajes no serán reenviados durante este tiempo.
Gracias por su comprensión.
Saludos cordiales
Apellido Michèle
7Cambio de empresa
Estimadas damas y caballeros,
Muchas gracias por su mensaje. Lamentablemente, he dejado la empresa. Gracias por su agradable colaboración y su confianza.
Para mis áreas temáticas, póngase en contacto con Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) con efecto inmediato.
Mantente en contacto:
LinkedIn
Xing
Todo lo mejor
Apellido Michèle
Estimadas damas y caballeros,
Muchas gracias por su mensaje. Lamentablemente, ya no puede ponerse en contacto conmigo personalmente, ya que dejé la empresa el DD.MM.AAAA.
Muchas gracias por la buena cooperación de los últimos años. Me alegraría que siguiéramos en contacto. Puede ponerse en contacto conmigo a través de LinkedIn y/o Xing.
Le deseo lo mejor.
Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Saludos cordiales
Apellido Michèle
4 consejos para la nota perfecta fuera de la oficina
Lo esencial para una buena nota de ausencia: está formulada de tal manera que todas las preguntas que surjan se respondan directamente. Ninguna pregunta sin respuesta debe quedar en el destinatario. Hemos resumido para usted los puntos más importantes:
→ Dar una representación que incluya datos de contacto.
→ Seleccione si los correos electrónicos se reenvían.
→ Presta especial atención a un saludo adecuado y estilo de escritura.
Fuente de la imagen: Kari Shea via Unsplash
