Modelos para invitaciones navideñas en empresas

Las fiestas navideñas de empresa no siempre tienen muy buena fama, por lo que algunos de los invitados prefieren no asistir. Para que asista el mayor número de personas posible, la invitación debe transmitir alegría y ganas de fiesta.

«Todos los años igual»… Algo que suene a aburrida rutina no puede despertar una gran alegría para la «reunión social de fin de año». Por ello, en las invitaciones navideñas es recomendable evitar frases huecas y, en su lugar, encontrar palabras que irradien alegría.

Y es que, antes de Navidad, se acumulan los compromisos, tanto profesionales como privados. Así que, si alguien ya está estresado de por sí en estas fechas, intentará evitar las citas más desagradables o que no sean absolutamente necesarias. Sin embargo, el objetivo es, naturalmente, que acuda a la invitación navideña el mayor número posible de empleados, socios o clientes invitados. Aquí, la invitación en sí juega un importante papel.

Tabla de contenidos

• El momento idóneo
• Invitaciones navideñas: ¡todo lo que deben contener!
• ¿E-Mail o invitación impresa?
• Invitaciones navideñas: diseño
• Modelos de texto para invitaciones navideñas
  • Apúntalo en tu agenda
  • Textos de invitación para empleados y colegas
  • Textos de invitación para socios comerciales y clientes

Invitaciones navideñas: el momento idóneo

La cuestión sobre el momento idóneo para enviar invitaciones navideñas no es tan sencilla como pueda parecer: si las invitaciones navideñas se envían con poca antelación, es posible que muchos de los invitados ya tengan reservado ese día, ya que en estas fechas se suelen tener muchos compromisos. Si las invitaciones navideñas se envían demasiado pronto, faltará aún mucho tiempo para la fiesta, por lo que la ilusión se perderá por el camino. A principios de otoño, por ejemplo, las personas aún no piensan en la Navidad, por lo que es posible que no se le preste mayor atención a las invitaciones navideñas.

¿Qué se puede hacer? La solución es el llamado «Save the date». Este nombre inglés puede ser sustituido también por una expresión en español. Por ejemplo, «Apúntalo en tu agenda» o «Reserva este día». Lo llames como lo llames, el principio es claro: enviar la fecha por correo electrónico y, más tarde, la invitación con todo lo demás.

Este puede ser el plan:

• Para empleados de medianas y grandes empresas, es recomendable enviar un correo electrónico con el preaviso unas diez semanas antes de la fiesta. Como en muchas empresas, de todas formas, se suele fijar un determinado día (el viernes antes de Nochebuena, por ejemplo), el correo electrónico puede titularse «No olvidar». Si mucha gente no acude, se debe intentar despertar la curiosidad de los invitados. Las verdaderas invitaciones navideñas se deben enviar con dos semanas de antelación, incluso solo una semana.

El correo electrónico de preaviso se debe enviar unas diez semanas antes de la fiesta.

• Si se invita a gente de fuera de la empresa, el procedimiento se debe adaptar a ellos. Para directivos muy ocupados, es razonable enviar el preaviso con unas diez semanas de antelación, y la invitación misma entre tres y dos semanas antes de la fiesta. Con los invitados extremadamente importantes, es recomendable acordar la fecha previamente.
• Si la fiesta es solo para empleados o colegas en una pequeña empresa o sección, este preaviso suele ser superfluo, ya que la fecha se suele determinar conjuntamente. Si no es este el caso, el momento idóneo dependerá principalmente de la cultura de empresa. En una empresa nueva en la que predominan las personas jóvenes, un preaviso cinco semanas antes de la fiesta puede ser suficiente, mientras que en una sección con muchos trabajadores externos se debe planificar con más antelación. El tipo de fiesta también influye en las invitaciones navideñas mismas. Si se va a contratar un catering, se debe conocer previamente el número de personas que va a acudir a la fiesta. Si, por el contrario, la fiesta consiste simplemente en tomar algo juntos en un bar, hay mucho más espacio para la espontaneidad.

Invitaciones navideñas: ¡todo lo que deben contener!

Tanto si se trata de tarjetas postales sencilla o cartas elegantes: hay algunas cosas que todas las invitaciones navideñas deben contener, aunque solo sea para conseguir una buena planificación:

• Fecha y hora exactas: lo mejor es nombrar, junto a la fecha, el día de la semana en cuestión, por ejemplo: viernes, 15 de diciembre de 20XX. Justo al lado se debe colocar la hora a la que comienza el evento y, si es necesario, la hora de admisión más temprana.
• Duración: todos los empleados y los otros invitados quieren saber cuánto va a durar la fiesta. Si por algún motivo hay una hora determinada en la que finaliza la fiesta, esta debe ser nombrada. Si alguien solo quiere estar el tiempo necesario para cumplir, debe poder saber cuándo va a poder irse sin quedar mal. Para ello, son ideales las fórmulas como «a partir de las 22 horas empieza la parte tranquila» o «tras el postre se puede bailar».
• Lugar de celebración: incluso cuando la fiesta se celebre en un local muy conocido, se debe nombrar la dirección exacta. Los invitados foráneos pueden incluso necesitar un mapa de situación. También es muy recomendable incluir información sobre transportes públicos o posibilidades de aparcamiento cerca del lugar.
• ¿Quién puede asistir?: la mayoría de las fiestas de Navidad de las empresas suelen estar reservadas para empleados; sin embargo, en algunas ocasiones, pueden acudir también las parejas u otras personas. Para evitar malentendidos se debe especificar exactamente quién está invitado. La forma más elegante de hacerlo es con la respuesta que se ofrece en la invitación: un «Sí, voy a asistir con x personas» da a entender que se puede venir con alguien más, mientras que si la respuesta es un «Sí, voy a asistir», significa que la invitación es solo para la persona a la que se le envía. Pero también existen otras posibilidades como «La fiesta de empresa para nuestros empleados» o «Te esperamos a ti y a tu pareja».
• Vestimenta: a veces, por el local en el que se va a celebrar la fiesta, se puede deducir la vestimenta adecuada. Si este no es el caso y se requiere una vestimenta determinada, esto se debe incluir en la invitación. Se puede hacer al final en forma de postdata o incluirse en el texto.
• Pedir una respuesta: para poder planificar la fiesta es necesario saber cuántas personas van a asistir. Indica hasta qué fecha se debe aceptar o declinar la invitación. Aquí es recomendable dar un par de días de margen para que los tardones no se queden fuera. Una función o tarjeta de respuesta facilita este trámite.
• Mencionar posibles particularidades: ¿se pone a disposición de los invitados un transporte para ir al lugar de la celebración o se puede pedir de antemano un menú vegetariano? Esta información también debe incluirse en las invitaciones navideñas.

¿E-mail o invitación impresa?

En una empresa con varios miles de empleados, la mejor opción, y la más económica, probablemente será enviar las invitaciones navideñas por correo electrónico. Pero si se quiere tener un detalle especial con los empleados o si la celebración es para pocas personas, es preferible utilizar invitaciones navideñas impresas. Estas se pueden repartir de forma interna entre los empleados.

Los invitados externos deben recibir siempre una tarjeta impresa o una carta. Esta invitación se puede enviar por correo a la empresa del invitado o a su domicilio.

Invitaciones navideñas: diseño

La primera impresión es la que cuenta. Si las invitaciones navideñas transmiten originalidad o exquisitez, los invitados sentirán un mayor deseo de asistir a la fiesta de Navidad de la empresa que si se entregan un simple sobre con un texto poco inspirado. Entonces, se provoca ese sentimiento descrito anteriormente de aburrida rutina. Eso es exactamente lo que se puede impedir con algunos medios.

• Papel: en ningún caso se debe utilizar el papel de cartas habitual con el logotipo y los datos bancarios de la empresa. Se puede utilizar el papel normal de la empresa pero, por supuesto, queda mucho mejor un papel elegante y discreto.
• Tarjeta: una tarjeta tiene un aspecto más elegante que una carta, especialmente una tarjeta doble. Si buscas algo realmente exclusivo, puedes elegir para tus invitaciones navideñas diferentes acabados, como por ejemplo cartulina de lino o cartulina martillada. En todo caso, la tarjeta debe ajustarse al estilo de la empresa y de la fiesta.
• Sobres: el sobre debe ser adecuado al material utilizado para la carta o la tarjeta. Lo mejor es que sea incluso del mismo color.
• Algo excéntrico: un formato inusual destaca entre el correo habitual. ¿Qué tal una tarjeta postal extra larga que, al mismo tiempo, cumpla las funciones de tarjeta de entrada? Si quieres ser creativo, también puedes diseñar tarjetas en forma de cartón de regalo o de bola de Navidad.
• Color: el rojo y el verde oscuros son los colores tradicionales de Navidad y, además, tienen un aspecto muy elegante. Una tarjeta en uno de estos colores, o en una combinación de ambos, siempre tiene un aspecto atractivo. El color blanco, como la nieve, también es muy adecuado, y es perfecto para acompañar los motivos invernales. Naturalmente, se pueden utilizar también los colores de la empresa, siempre que se puedan insertar de forma armónica.
• Motivo: ramas de abeto, árboles de Navidad, trineos de renos, ángeles, copos de nieve, ramas de laurel o campanas. Existe una amplia variedad de motivos navideños que se pueden utilizar. Algunos de ellos pueden resultar un poco cursis, mientras que otros tienen una belleza intemporal. Cualquiera sirve, siempre que haga juego con el color elegido. Solo se debe tener cuidado con los motivos «graciosos». No todas las personas tienen el mismo sentido del humor y algún que otro invitado puede sentirse incluso ofendido.
• Escrita a mano: cuando hay cientos de invitados no es posible escribir a mano todas las tarjetas. Pero si el número de invitados a la fiesta es más reducido, es muy común, aunque no obligatorio, una invitación navideña escrita a mano. Sin embargo, sí es importante una firma manuscrita.
• Envío: si las invitaciones navideñas se envían por correo, es preferible ponerles un sello especial. La dirección se puede escribir a mano o impresa en una etiqueta de direcciones.
• Regalo: un pequeño obsequio realza el valor de las invitaciones navideñas. Este puede ser un práctico calientamanos para el invierno o, sobre todo si se envía un gran número de invitaciones navideñas por correo, un colgante plano con forma de árbol de Navidad.

Modelos de texto para invitaciones navideñas

Hemos creado preavisos e invitaciones navideñas para diferentes tipos de fiestas y de grupos objetivo. Puedes combinar diferentes fragmentos de ellos como desees, o bien insertarlos en tu propio texto. O también puedes tomar un modelo entero, siempre que encaje.

Apúntalo en tu agenda

Textos de invitación para empleados y colegas

Textos de invitación para socios comerciales y clientes